Flexible Software unterstützt die Organisation vom Angebot bis zur Rechnungsstellung

Mit MyWorkPlan hat die Softwareschmiede Sescoi ein Job-Management-System entwickelt, das große wie auch kleine Unternehmen unterstützt, die projektorientiert arbeiten. Es läuft auf jedem Windows-Rechner, lässt sich im Handumdrehen konfigurieren und erklärt sich quasi selbst – Erfahrungen, die die Kon-Form Werkzeuge GmbH gemacht hat.

<< Die Software ist sehr übersichtlich aufgebaut. Wer am PC halbwegs geübt ist, kann sich daher in kurzer Zeit seine benötigten Strukturen festlegen >>
Matthias Richard, Mitbegründer von Kon-Form

Die Benutzerfreundlichkeit stand bei der Entwicklung von MyWorkPlan im Vordergrund: Die neue Job-Management-Lösung von Sescoi sollte einfach zu implementieren, zu erlernen und zu bedienen sein. Denn sie richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen aus dem Werkzeug- und Formenbau oder der Einzelfertigungsbranche, die keinen ausgebildeten Software-Spezialisten oder Administrator in ihren Reihen haben.

So gesehen, ist MyWorkPlan wie gemacht für die Kon-Form Werkzeuge GmbH in Hatzfeld-Reddighausen, bei der sich Geschäftsführer Matthias Richard selbst um die wichtigen Softwarebelange kümmert. Anfang 2007 war er auf der Suche nach einem passenden Managementsystem, das die bisherige 20 Jahre alte PPS-Eigenlösung ersetzen sollte. „Unser bisheriges Programm ist in die Jahre gekommen und konnte nicht mehr richtig gepflegt werden“, erklärt Matthias Richard. „Daher wollte ich eine Software, die ähnlich aufgebaut ist und vor allem unser bewährtes Nummernsystem übernehmen kann. Darüber hinaus sollte sie weitere Vorteile bieten und zum Beispiel die Zeiterfassung effektiver gestalten.“

Kon-Form ist ein typischer Werkzeug- und Formenbau mit 25 Mitarbeitern und angeschlossener Spritzgießerei, in der weitere 45 Personen beschäftigt sind. Der Familienbetrieb, den Vater Hermann Richard gemeinsam mit seinem Sohn Matthias gegründet hat, erstellt im Jahr etwa 600 Angebote und produziert zwischen 40 und 50 Werkzeuge. Ohne PPS-System oder Job-Management-Software kann ein solches Unternehmen nicht wirtschaftlich arbeiten – das war den beiden Chefs von vorneherein klar. Die heutige Zeit erfordert die Softwareunterstützung mehr denn je, denn es muss genau kalkuliert und der Kunde pünktlich beliefert werden. Daher hat sich Matthias Richard verschiedene Programme vorführen lassen, um das passende zu finden: „In einer Fachzeitschrift habe ich gesehen, dass Sescoi, die ich vom CAM/CAD-System WorkNC her kannte, auch ein Managementsystem namens MyWorkPlan anbietet. Nach der Sescoi-Präsentation war mir klar, dass wir dieses Produkt brauchen. Es kann alle Funktionen unseres alten System übernehmen und erfüllt uns darüber hinaus noch einige weitere Wünsche.“

Von großem Vorteil für Kon-Form war die offene Programmstruktur in MyWorkPlan, die jegliche Nummern- und Buchstabensysteme zulässt. So hielt sich für Matthias Richard der Umstellungsaufwand in Grenzen. „Die Software ist sehr übersichtlich aufgebaut. Wer am PC halbwegs geübt ist, kann sich daher in kurzer Zeit seine benötigten Strukturen festlegen“, urteilt Matthias Richard.

Die Einfachheit beginnt schon beim Installieren und Implementieren. Wie man es heutzutage von moderner Software erwartet, genügt es bei MyWorkPlan, die Software von der CD auf den PC zu laden und die Installationsroutine zu starten. Im Lieferumfang enthalten ist ein „Getting Started“-Tutorial, das geübten PC-Usern als erste Trainingseinheit genügt. Für Interessenten steht es im Internet zum Download bereit und gestattet einen Einblick in den Aufbau und die Leistungsfähigkeit von MyWorkPlan.

Vier Wochen hat Matthias Richard gebraucht, um Stammdaten einzupflegen, Ressourcen und Mitarbeiter anzulegen und für Angebote eine gewisse Standardvorlage zu schaffen. Dann stand das Gerüst, so dass die alte Software abgeschaltet und die neue in Betrieb genommen werden konnte – ein Wechsel, der tadellos geklappt hat. Und mit der täglichen Nutzung wächst MyWorkPlan weiter. Wenn eine Anfrage eines neuen Interessenten ins Haus kommt, lassen sich in der Angebotsbearbeitung die Stammdaten einpflegen, ohne in ein anderes Modul wechseln zu müssen. Das macht die Arbeit schnell und unkompliziert.

Ein weiterer wichtiger Vorteil für Kon-Form war die komfortable Möglichkeit zur Zeiterfassung. Bisher notierte jeder Mitarbeiter auf einem Stundenzettel seine Tätigkeiten, die dann manuell ins alte PPS-System eingepflegt werden mussten. Das waren insgesamt einige Stunden am Tag, die eine Bürokraft übernehmen musste. Jetzt meldet sich jeder Mitarbeiter am Touchscreen auf seine jeweiligen Aufträge an. Dieser Vorgang, der nach einer kurzen Unterweisung der Mitarbeiter reibungslos funktioniert hat, spart den gesamten Eingabeaufwand und reduziert zudem die Fehlerwahrscheinlichkeit. Außerdem lässt sich von Verantwortlichen am Bildschirm aktuell nachvollziehen, wer an welchem Auftrag arbeitet – und nicht wie früher zeitversetzt, wenn die Stundenzettel endlich erfasst sind.

Noch einen dritten Vorteil hebt Matthias Richard hervor: „Fast keines, der von uns getesteten Programme, konnte die Alleinlaufzeit der Maschinen vernünftig erfassen. Dabei kommt es bei uns sehr häufig vor, dass Mitarbeiter auf einer Maschine einen Auftrag starten und sich dann anderen Arbeiten widmen, oder dass sie eine Maschine mannlos über Nacht laufen lassen. Für die Kalkulation ist es wichtig, Mitarbeiter- und Maschinenstunden sauber zu trennen. Bei MyWorkPlan lässt sich das sehr elegant einpflegen.“

Vor- und Nachkalkulation sowie Auswertungen verschiedenster Art gab es bei Kon-Form auch früher schon, wobei sie sich jetzt viel individueller gestalten lassen. Wie sich das auswirkt, war vor dem Kauf eine Mutmaßung. Die mittlerweile gemachten Erfahrungen haben jedoch alle Hoffnungen übertroffen, wie Matthias Richard feststellt: „Vor allem bei Angeboten sind wir viel schneller geworden, denn in MyWorkPlan kann man dafür eine gewisse Struktur anlegen. Anhand dieses, von mir erstellten Schemas können wir Angebote mit einer hohen kalkulatorischen Genauigkeit sehr schnell bearbeiten. Ich habe dazu für gewisse Bauteile, die in Werkzeugen enthalten sind, bestimmte Bearbeitungen hinterlegt. Wer das Angebot erstellt, muss jetzt nur angeben, wie lange diese Bearbeitungen im jeweiligen Fall dauern werden, und auf Knopfdruck steht das Angebot. Somit konnten wir unsere durchschnittlichen Angebotszeiten mittlerweile unter eine Viertelstunde drücken.“

Wenn der Kunde nach einem Angebot beispielsweise telefonisch nachfragt, ob ein bestimmter Termin machbar ist, spielt MyWorkPlan eine weitere Stärke aus. Denn noch während des Telefongesprächs kann der Bearbeiter das Angebot in einen Planungslauf schicken und erhält einen realistischen Liefertermin. Kommt es schließlich zum Auftrag, wird das Angebot wiederum mit einem Klick umgewandelt. Die bereits im Angebot festgelegte Struktur wird in der Regel durch den Herstellungsprozess bis zur Rechnungsstellung beibehalten – manuelle Änderungen am Ablauf sind natürlich jederzeit möglich.

Ein weiterer Pluspunkt: Während des gesamten Durchlaufs vom Angebot bis zur Rechnung lassen sich sämtliche Dokumente archivieren – seien es der E-Mail-Verkehr mit dem Kunden, Fotos oder eingescannte Zeichnungen. Auch die Dokumentation verschiedener Änderungen an fertigen Werkzeugen sowie der ausgeführten Wartungsarbeiten wird automatisch im Hintergrund gespeichert. Matthias Richard: „Wir haben sozusagen den kompletten Lebenslauf des Werkzeugs archiviert. Damit können wir jedem Kunden genau sagen, was an welchem Werkzeug wann und warum gemacht wurde, und wer die Arbeiten ausgeführt hat.“

Im Gegensatz zur in die Jahre gekommenen Vorgänger-Software „lebt“ MyWorkPlan. Das heißt, mit jedem Update werden Schwachstellen beseitigt und zusätzliche Optionen angeboten. In der letzten Version kam beispielsweise die Lagerverwaltung hinzu. Für Matthias Richard zumindest der Anlass, um sich mit dem möglichen Nutzen dieses Moduls für seine Zwecke zu beschäftigen. Besonders zufrieden ist der Geschäftsführer mit dem Service durch Sescoi: Er gibt ein Beispiel: „Es gab einen Punkt im Rechnungswesen, der mir nicht gefallen hat. Das Programm konnte Teilzahlungen nicht widerspiegeln, die bei uns allerdings eine große Rolle spielen. Schon kurz nach meinem Hinweis war das Problem gelöst. Ich kenne keine anderen Softwareprogramme, bei denen das erheblich schneller geht.“

Das Tüpfelchen auf dem „i“ ist das äußere Erscheinungsbild, das Angebote, Formulare, Rechnungen etc. nach außen hin abgeben. Hier lässt MyWorkPlan dem Anwender völlig freie Hand. Es gibt keine Vorgaben, nur Beispiele und Muster, die der Anwender frei gestalten kann. Denn MyWorkPlan kooperiert mit Standardanwendungen wie MS Word oder MS Excel. Für Mattias Richard war das kein Problem: „Das geht relativ simpel. Wer sich ein bisschen mit diesen Programmen auskennt, kann sich alle Dokumente und Auswertungen selbst gestalten.“

Unter anderem in diesem Punkt zeigt sich die Philosophie, die hinter MyWorkPlan steckt: Das ‚My’ steht für die Möglichkeit, nicht nur Formulare, sondern im Prinzip die gesamte Software mit gestalten zu können. Der Anwender kann ihr seine Terminologie beibringen, seine technischen Daten nach Belieben strukturieren, eigene Hilfe- und Standardtexte erstellen und die mitgelieferten Dokumentvorlagen nach seinen Bedürfnissen anpassen oder sogar völlig neue erstellen. Er kann sogar die Farben nach seinem Geschmack ändern und eigene Felder zu den Eingabe-Masken hinzufügen.

Fortschrittlicher Werkzeugbau

Kon-Form (70 Mitarbeiter und 5 Mio. Euro Umsatz) ist ein mittelständisches Unternehmen, das sich zum Ziel gesetzt hat, Präzisionswerkzeuge in hoher Qualität und kürzester Zeit termingerecht herzustellen. Schon im Vorfeld werden die Kunden bei der formgerechten Gestaltung der Produkte beraten – seien es Druckguss- oder Spritzgusswerkzeuge vom Standard bis zu Zweikomponenten- oder Gasinnendruckwerkzeugen oder für die Folienhinterspritzung. Die Größe reicht von 1000 x 900 mm (max. 2,5 to.) bis zu kleinsten Maßen. Ist ein Werkzeug fertiggestellt, kann Kon-Form die Werkzeuge auf eigenen Spritzgießmaschinen (bis 2500 kN) abmustern und die Fertigungsparameter optimieren. Es wird auch die spätere Betreuung der Werkzeuge, wie Änderungen, Reparaturen und Pflege übernommen. Im Bereich Spritzgießfertigung ist Kon-Form auf kleine Losgrößen und komplexe Fertigungsprozesse (Einlegeteile / Montagearbeiten) spezialisiert.

Kon-Form Werkzeuge GmbH
Am Lehmberg 1
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