Die Organisation im Formen- und Werkzeugbau hinkt oft hinter der Technologie der Produktion hinterher. Jedoch nicht für Bierlein & Schwarz GmbH, wo WorkPLAN benutzt wurde, um Aufträge und Produktion zu integrieren. Das Unternehmen, mit Sitz in Kalchreuth, Deutschland, verwendete bereits eine EDV-unterstützte Planung, fand jedoch, dass das eingesetzte System zu beschränkt war. Geschäftsführer Martin Günther erklärte: "Der Anwendungsspielraum unserer damaligen Software-Lösung waren einfach zu begrenzt im Verhältnis zu den jetzigen Möglichkeiten." Er suchte Rat bei Zwicker Systeme - "Die Antwort kam prompt: WorkPLAN Management Software von Sescoi, die Werkstattüberwachung und automatische Verfolgung der Auftäge bietet."

<< Mit WorkPLAN können wir jede aufgegebene Bestellung genau einem Kundenauftrag oder einer Kostenstelle zuordnen. >>
Martin Günther, Geschäftsführer von Bierlein & Schwarz GmbH

Bierlein & Schwarz hatten drei Hauptanforderungen an WorkPLAN festgelegt. Erstens sollte eine Integration vorhanden sein, angefangen beim Erhalt des Auftrags, über die Kostenermittlung bis zum Lieferschein und der Rechnung. Zweitens sollten alle Fakturierungsvorgänge zusammentragbar sein, gleich ob es sich aufgegebene Bestellungen oder erhaltene Lieferantenrechnungen handelt, und drittens sollte Tranzparenz in der Produktion herrschen, wozu einer klaren Übersicht über den Status und die zeitliche Koordinierung der laufenden Aufträge bedarf. Martin Günther ist sicher, mit der Wahl von Sescoi die richtige Entscheidung getroffen zu haben. "Unsere Produktivität hast sich spürbar erhöht."

Um die Einführung von WorkPLAN so schnell und erfolgreich wie möglich zu gestalten, müssen Grunddaten, wie Fertigungszeiten, Stundensätze und Materialkosten verfügbar sein. Bei Bierlein & Schwarz betraf das eine erhebliche Datenmenge, die aus der vorhergehenden Software und aus manuellen Kostenberichten übernommen wurde. WorkPLAN übernimmt jetzt einen großen Teil der Organisation des Unternehmens und bietet die gewünschte Integration und Tranzparenz. Nicht nur der Werks- oder Teamleiter, der die Kostenberechnung bearbeitet, verfügen über die Informationen, sondern alle Mitarbeiter, die darauf Zugriff haben müssen. Martin Günther erklärt: "Ein Kunde sendet uns eine Anfrage, die dann am Bildschirm geprüft und von unseren Teamleitern, die als Projektleiter fungieren, beziffert wird. Sobald der Kostenplan entworfen ist, wird über WorkPLAN eine Angebotsnummer ausgegeben und das Angebot an den Kunden gesandt. Zu diesem Zeitpunkt sind die Auswirkungen auf die Kapazität bereits bekannt. Wird das Angebot nachträglich geändert, erhält gleichzeitig jeder betroffene Mitarbeiter die neuen Informationen. Auf dieser Grundlage kann dann der Projektleiter die Verwendung der Fertigungskapazität neu berechnen und die Aufgaben umverteilen. Bei Erhalt des Auftrags generiert WorkPLAN einen einmaligen Identifikator, der auf einen Blick über den Auftrags-Status Auskunft gibt: neuer Auftrag, Reparatur oder Änderung. Diese Nummer erlaubt eine eindeutige Identifikation bis hin zur Lieferung."

WorkPLAN enthält alle relevanten Informationen, die die Mitarbeiter durch Knopfdruck abfragen können, was für eine gute Kommunikation in einem großen Unternehmen vital ist. Da der Durchlauf eines Auftrags bis hin zur Fakturierung mit seiner eigenen, eindeutigen Identifikation erfolgt, ist es möglich, einen Rückblick auf die für ihn erfassten Zeiten in jedem Stadium zu erhalten. Man erhält dadurch eine Einschätzung der Effizienz jedes einzelnen Arbeitsplatzes. Zusätzlich können anhand der historisierten Informationen realistische Preise für Werkzeuge angeboten werden und auch die Lieferzeiten genauer im Voraus geschätzt werden.

Bierlein & Schwarz bestellt nun auch seine Materialien über WorkPLAN. Die Bestellung wird mit einer präzisen Bezeichnung, Katalognummer und Bestellnummer aufgegeben. Martin Günther fügt hinzu: "Diese Informationen müssen ebenfalls auf der Rechnung erscheinen, ansonsten wird keine Zahlung geleistet. So können wir jede aufgegebene Bestellung genau einem Kundenauftrag oder einer Kostenstelle zuordnen." Er ist erfreut darüber, dass WorkPLAN bereits jetzt 90 Prozent seines Bedarfs deckt. Er erwartet die Implementierung des letzten Moduls, mit dem dann jeder einzelne Projektleiter autonom die verfügbaren Kapazitäten überprüfen kann. Wenn zum Beispiel ein Kunde wegen Fräsarbeiten anruft, wird der Projektleiter bald von seinem Computer aus die Echtzeit-Auslastung der Abteilung abfragen können. Der große Vorteil des Systems ist die Integration und die Transparenz, von unschätzbarem Wert für die Planung von Lieferungen und Kapazitäten. Diese Integration erlaubt es, die praktische Planung von Aufträgen und Ressourcen vorzunehmen. Das ist einfach mit 'Insel-Lösungen' oder nicht spezialisierten Systemen unmöglich.

Die Integration des Fakturierungsverfahrens hat schnell zu Kosteneinsparungen bei Bierlein & Schwarz geführt. Martin Günther erklärt: "Die Lohnbuchhaltung wurde schon immer intern ausgeführt und wir haben auch die Finanzbuchhaltung wieder selbst übernommen. Wir möchten alle Daten über WorkPLAN erfassen und die dann in Datev transferieren."

Alle Betriebsdaten werden nun intern verwaltet, sodass die direkte Kosteneinsparung auch von Zeitergewinn begleitet wird. Die Suche nach Rechnungen und doppelte Dateneingaben wurden unterbunden. Die Entscheidung zur Einführung von WorkPLAN war ein voller Erfolg.