La organización de la fabricación de herramientas y moldes a menudo queda rezagada respecto de la tecnología de producción; pero esto no le sucede a Bierlein & Schwarz GmbH que ha recurrido a WorkPLAN para integrar el monitoreo de pedidos y producción. La empresa, basada en Kalchreuth, Alemania, ya utilizaba la planificación computarizada, pero descubrió que su sistema tenía muchas limitaciones. El Director General Martín Günther explicó que "el alcance operativo de nuestro software a veces era demasiado restringido, comparado con las posibilidades actuales". Entonces se dirigió a Zwicker Systems en busca de una solución, "la respuesta apareció rápidamente: el software de gestión WorkPLAN, de Sescoi, que asegura el control del taller así como el monitoreo automatizado de los pedidos."

<< Con WorkPLAN se puede asignar cada orden de compra que colocamos al pedido de un cliente o a un centro de costes con exactitud. >>
Martin Günther Director General Bierlein & Schwarz GmbH

Bierlein & Schwarz exigió que WorkPLAN cumpla con tres requisitos principales. En primer lugar, integración desde la recepción del pedido, pasando por la evaluación de costes, hasta la nota de entrega y la factura. En segundo lugar, cotejo todas las operaciones de facturación, tanto para los pedidos colocados como para las facturas de proveedores recibidas. Y por último, transparencia en la producción, lo que requiere una visión general clara del estado de avance y la coordinación de los pedidos en curso. Martin Günther está seguro de que tomó la decisión correcta al elegir Sescoi. "Nuestra productividad ha aumentado notablemente."

Para gestionar la introducción de WorkPLAN de la manera más rápida y satisfactoria posible, se debe disponer de datos básicos tales como tiempos de producción, tarifas horarias y costos de materiales. En Bierlein & Schwarz había una cantidad considerable de información, extraída del software anterior y de los registros manuales de evaluación de costes. WorkPLAN ya se ha transformado en una parte importante de la organización de la empresa, aportando la integración y transparencia deseadas. No sólo el capataz, o el líder del equipo que lleva a cabo la evaluación de costes, sino también todos los empleados que la necesitan tienen a su disposición toda la información. Martin Günther explica: "El cliente nos hace un pedido de averiguación que el capataz, en su carácter de líder de proyecto, verifica en la pantalla y luego le pone un precio. Una vez formulado el plan de costes, se emite un número de cotización vía WorkPLAN y se envía la cotización al cliente. A esa altura, ya se conoce la incidencia sobre la capacidad. Si posteriormente se modifica la cotización, todos los empleados aludidos reciben la nueva información al mismo tiempo. El líder de proyecto luego puede volver a calcular la utilización de la capacidad de producción sobre esta base y reasignar las tareas. Si se recibe la orden, WorkPLAN genera un identificador único, que proporciona a primera vista datos tales como situación de nuevo pedido, reparación o modificación. Este número permite realizar la identificación inequívoca hasta el momento mismo de la entrega."

WorkPLAN contiene toda la información pertinente, que los empleados extraen con sólo oprimir un botón, lo que es vital para la buena comunicación en una empresa grande. Como el pedido pasa a facturación con su propia identificación inequívoca, es posible rever el tiempo total ocupado respecto de cada trabajo en cada etapa, lo que permite realizar una evaluación de la eficiencia de las estaciones de trabajo individualmente. Además, al utilizar información histórica, se pueden cotizar precios de herramientas realistas, y estimar por adelantado y con mayor precisión los plazos de entrega.

Bierlein & Schwarz en la actualidad hace pedidos de materiales utilizando WorkPLAN. El pedido se emite con una designación, número de catálogo y número de pedido precisos. Martin Günther agrega: "Esta información también debe aparecer en la factura, de otro modo no se efectuará el pago. De este modo, cada orden de compra que colocamos puede ser asignada con exactitud al pedido de un cliente o a un centro de costes". El Sr. Günther está muy contento de constatar que WorkPLAN ya satisface el 90 por ciento de sus exigencias, y espera con impaciencia la instrumentación del módulo final cuando los líderes de proyecto puedan verificar la capacidad disponible de manera individual y autónoma. Por ejemplo, si un cliente llama preguntando por la capacidad de fresado, el líder de proyecto rápidamente podrá verificar en su computadora la carga del departamento en tiempo real. La gran ventaja del sistema es la integración y la transparencia, algo que no tiene precio cuando se trata de la programación de entregas y capacidades. Esta es la integración que permite una planificación práctica de pedidos y recursos, lo que no sucede fácilmente con soluciones aisladas o sistemas no especializados.

La integración en el proceso de facturación condujo con rapidez a un ahorro real de costes en Bierlein & Schwarz. Martin Günther explica: "Si bien siempre llevábamos las cuentas de sueldos internamente, ahora también llevamos la contabilidad financiera. Queremos adquirir todos los datos vía WorkPLAN y luego transferirlos a Datev."

Ahora se mantiene toda la información comercial en la empresa, por lo tanto el ahorro de costos directos también va acompanado por el factor de ahorro de tiempo. Se han eliminado la búsqueda de facturas y la duplicación de ingreso de datos. La decisión de introducir WorkPLAN ha sido un éxito rotundo.