MyWorkPLAN, le logiciel de Gestion de Projets de Sescoi, a eu un impact important sur le bon fonctionnement du mouliste SEKTAM of Independence, Inc., basé au Kansas aux Etats-Unis. Fondée en 1972, l'entreprise a commencé par la fabrication d'outillages pour l'usine locale d'Emerson Electric, et aujourd'hui, elle a évolué vers la fabrication de moules par extrusionsoufflage et de moules à injection pour les industries de l'automobile et d'articles de sport. Ces moules sont utilisés pour fabriquer une large gamme de produits, tels que des bidons à essence pour Blitz USA, des pièces d'origine pour Standard Motor Products et des accessoires de construction pour Red Devil.

<< Aujourd'hui, je peux générer un devis en moins de trente minutes, soit un gain de temps d'une heure par affaire. Sur une période d'un an, nous économisons 3 mois de travail, ce qui me permet de me consacrer à la prospection de nouvelles affaires. >>
Chris Moore, Président de SEKTAM

L'entreprise emploie 12 personnes hautement qualifiées, une utilisation efficace des ressources est, par conséquent, d'une importance capitale. Avant l'installation de MyWorkPLAN, Chris Moore, Président de SEKTAM, produisait manuellement tous les documents liés au fonctionnement de l'entreprise. Il dit : “"J'en avais assez de préparer les devis, d'enregistrer les commandes dans un journal, de créer les factures, de gérer les temps sur le dos des fiches de travail - tout était manuel ; il fallait que ça change !” Pour se faire, il a évalué plusieurs systèmes de Gestion de Projets et la présentation en ligne de MyWorkPLAN l’a fortement impressionné. “C'était vraiment sympathique et parfaitement adapté à la fabrication à l'affaire que nous pratiquons.”

En moyenne, l'entreprise gère environ 20 affaires à la fois dans les ateliers et mène à bien entre 400 et 500 projets par an. Certains outillages sont livrés le jour même, tandis que d'autres peuvent nécessiter entre 8 et 10 semaines de travail. Pour effectuer un devis, Chris Moore fait appel à son expérience pour calculer les heures de main d'oeuvre et les matériaux nécessaires à chaque affaire. MyWorkPLAN place toutes les informations dans un modèle de devis, génère un fichier PDF pour le client et enregistre tout dans sa base de données. “Aujourd'hui, je peux générer un devis en moins de trente minutes, soit un gain de temps d'une heure par affaire. Sur une période d'un an, nous économisons 3 mois de travail, ce qui me permet de me consacrer à la prospection de nouvelles affaires.”

Dès que SEKTAM reçoit la confirmation de commande du client, MyWorkPLAN active la création automatique d'une commande client qui contient le nombre d'heures estimé pour effectuer le projet, les matériaux nécessaires et les documents de fabrication. Etant donné les niveaux de compétences du personnel, il n'est pas utile de générer une liste détaillée des opérations. Chris Moore ajoute :“C'est une amélioration très significative par rapport à l'ancienne méthode car il n'y avait aucune continuité entre les devis et les commandes clients, ce qui impliquait un recherche supplémentaire dans nos dossiers pour trouver les informations. En plus de créer automatiquement la commande client, MyWorkPLAN génère également une confirmation de commande et imprime les documents du projet qui sont classés dans un journal d'atelier pouvant être consulté par les ingénieurs.”

Pour effectuer le suivi des temps d'opérations, SEKTAM est équipé d'un écran tactile dans l'atelier. Les ingénieurs se connectent pour chaque opération afin que les temps soient automatiquement enregistrés. Il existe également un terminal dans le bureau d'études afin d'obtenir les temps de travail sur les modèles. Chris Moore explique : “Maintenant, je peux visualiser le temps passé sur une affaire en un seul clic de souris. De cette façon, si on est à la limite ou si nous avons dépassé le temps alloué à une affaire, je peux descendre dans l'atelier identifier le problème et faire accélérer la production. De la même façon, pour les projets composés uniquement de main d'oeuvre et de matériaux, je peux contrôler les quantités utilisées et informer le client du coût au fur et mesure que le projet progresse.”

MyWorkPLAN crée les factures de SEKTAM en générant une liste de travaux effectués pour chaque affaire et en calculant les heures passées et les matériaux utilisés. Chris Moore indique : “Autrefois, nous avions des retards de facturation pouvant atteindre 60 jours. La récupération et le calcul des heures à partir des fiches de travail prenaient beaucoup de temps étant donné qu'il pouvait y avoir jusqu'à mille heures dispersées entre 20 et 30 fiches. Maintenant, tout est généré automatique. Nos clients apprécient la facturation ponctuelle et, par conséquent, nous sommes payés plus rapidement.”

SEKTAM trouve le logiciel très facile à utiliser et apprécie la qualité du support fourni par Sescoi. Chris Moore confirme : “"L'installation était simple. Ensuite, nous avons chargé un grand nombre de données historiques, une tâche que nous avons sous-traitée. Les ingénieurs de Sescoi nous ont aidé à le réaliser et également pour personnaliser le système afin de répondre à nos besoins. Selon moi, le support de Sescoi n'a rien à envier à personne, les problèmes sont réglés sur le champ - je ne saurais évoquer suffisamment la qualité du service fourni.”

Aussi bien qu'une économie de temps de travail d'environ 3 mois, l'installation de MyWorkPLAN a grandement diminué les contraintes subies par l'entreprise dues à l'enregistrementmanuel. Dorénavant, les dépassements de temps sont détectés et réglés en temps réel. Auparavant, les heures de dépassement n'étaient détectées qu'après l'achèvement du projet. Chris Moore conclut : “MyWorkPLAN nous permet de travailler plus intelligemment. Le logiciel nous a permis d'améliorer nos rapports avec nos clients - des informations précises sont disponibles instantanément et aujourd'hui nous avons la possibilité de générer une documentation professionnelle. Nous effectuons également trois sauvegardes redondantes de toutes nos données. Auparavant, avec nos archives papier, nous aurions pu avoir de gros problèmes en cas de catastrophes. Autrement dit, nous nous sommes modernisés !”